• 大宮駅東口徒歩1分の貸会議室。打ち合わせ・セミナー会場・イベントスペース・研修などの用途に。

会議室の予約に関する利用規約

利用可能な時間帯
7:00~23:00(年中無休)

標準定員について
・貸会議室A 12名
・貸会議室B 24名
・貸会議室C 16名
・貸会議室全体 52名(補助イス10脚の追加で最大62名)

貸出備品について
プロジェクタ、スクリーン、ホワイトボード、電源、Wi-Fi(無線LAN)、その他備品などは、ご希望に応じて無料で貸出いたします。
貸会議室の無料貸出備品
プロジェクター等の備品類は、スタッフがセッティングと片付けをいたします。

飲食物について
ソフトドリンクと軽食はご自由にお持込いただけます。ただし、臭いが強いもの、周囲が汚れやすいものはお控えください。(ご利用後に著しい汚れが見られる場合は、清掃料金を別途ご請求させて頂くことがございます。)
ケータリングのお食事やアルコール飲料のお持ち込みは、会議室全体を貸切でご利用いただく場合のみ可能ですが、持込料(清掃料・ゴミ収集料を含む)として、3,000円(税別)を別途頂戴いたします。
貸会議室6Fの住所宛てに飲食物の宅配をされる場合は、全体利用以外でも可能ですが、持込料3,000円(税別)を別途頂戴いたします。
発生したゴミは、一般ゴミであればすべて当方で処分可能です。

音楽について
会議室全体を貸切でご利用いただく場合のみ、お好きな音楽を流すことが可能です。(通常時はUSENのクラシック音楽が流れています。各部屋ごとにオン・オフを自由に切り替えていただくことができます。)

喫煙について
当会議室には喫煙所のご用意がございません。
携帯灰皿をお持ちの方にのみ、喫煙可能なスペースを当日ご案内しております。
詳しくはこちらをご一読ください。

お子様連れでのご利用について
お子様連れでのご利用は可能ですが、「お子様を常に見守る役割の人がいる事」が条件となります。
お子様を見守りながらイベントに参加するといった形ではなく、イベントに参加せずにお子様を見守ることに専念する方が、お子様一人につきお一人以上いるようにしてください。
また、大きな声をだしたり泣き出してしまった際は、一旦外に出ていただくなど、ご配慮ください。
音の出るおもちゃのご利用もお控えください。
隣り合ったお部屋をお使いの方のご迷惑になる恐れがありますので、何卒ご了承くださいませ。
保護者の方が勉強会を受講する等で「お子様を常に見守る事」が難しい場合は、提携している託児所「mama’s smile」をご利用ください。

禁止事項
火気などの危険物を持ち込み使用すること。
過度な大声・大笑い、振動、音の出る機械の使用等、他の利用者のご迷惑になること。
政治、宗教、ネットワークビジネス、マルチビジネスなどに関連したイベント。
その他、弊社が不適当と認める使用。

事前見学について
事前に貸会議室の雰囲気や設備をご確認いただくことをおすすめしています。
事前見学は無料です。(要予約)
無料見学の仮予約フォーム

予約について
会議室利用状況をご確認いただき、ご希望の会議室が空いている日時をご確認の上、会議室の仮予約フォームから予約情報の送信をお願いいたします。
【重要】予約情報の送信完了時点では、ご予約は確定しません。
1. 予約情報送信後、予約確定のメールが届いた場合は予約完了となります。
2. 予約キャンセルのメールが届いた場合は再度ご予約をお願いいたします。
※弊社の担当より2営業日以内にご返信いたします。ご返信の無い場合、何らかの理由でメッセージが届いていない可能性もありますので、お手数ですが、048-729-5197までお電話ください。

ご予約は利用日の前日の20時までにお申し込みください。
前日20時以降~当日のご予約、という直前のみ、お電話にてお受けしております。当日ご予約の場合にはご利用の1時間前までにお電話ください。

予約時間について
最短連続2時間からのご予約を承っております。
ご予約は30分単位で行えます。
ご予約時間内で、会場準備と原状回復をお願いいたします。
6Fエントランスおよび会議室はご予約時間の10分前からご利用いただけます。ご予約時間の10分前まではビル内でのご待機はできません。

予約可能期間について
・会議室ABC全体を使う&前入金の場合は、1年先まで
・会議室ABC全体を使う&当日入金、会議室ABまたは会議室BCという形で2つ繋げる場合は、 3カ月先まで
・会議室A、B、C、それぞれ個室の会議室としてお使いの場合は、1カ月先まで
ご予約を承っております。

ご予約は先着順で承っております。空室状況のページは完全にリアルタイムで反映されているものではございませんので、「○」が表示されていても、他のご予約が先に入ってしまう場合がございます。

当日の受付について
受付場所は7階となります。7階受付で事前に会議室利用料をお支払いいただきまして、セキュリティキーをお渡しして6階の会議室をお使いいただく流れとなります。
会議室利用料をお支払いいただくまで、会議室へのご入室ができません。会議室利用料をお支払いいただく方は一番乗りで7階にお越し頂き、受付をお済ませください。
初めてのご利用の方やご予約時にご希望があった方には、設備などについて受付の際にご説明させていただきます。
予定開始時刻よりも遅れてご入室された場合や、予定終了時刻より早くご退室された場合であっても、事前にご予約いただいた時間分の料金を頂戴いたします。あらかじめご了承ください。

当日のご延長について
ご延長希望の場合は、ご予約時間の終了15分前までに7Fの受付までご申告ください。 受付スタッフがその場で最新の空き状況を確認し、ご予約に空きがある場合のみ、30分単位でご延長可能となります。

イベント開催時の注意事項
会場設営は、ご予約のお時間になりましたら主催者の方々で準備をお願いいたします。
通路が塞がってしまうため、エントランスでの立ち話はお控えください。他のご利用者様へご配慮いただきますようお願い申し上げます。
イベント終了後の後片付けや現状回復については主催者の方々にてご対応をお願いいたします。
ご不明点等がございましたら、受付スタッフが7階におりますので、お気軽にお声がけください。

現状復帰について
会議室内のレイアウト変更は、ご利用時間内でしたら自由に行っていただけます。
変更された場合は、ご退出までに必ず元のレイアウトにお戻しください。

キャンセル料について
ご予約のキャンセルにつきましては、以下のキャンセル料をお支払いいただきます。
【会議室全体利用・会議室AB・会議室BCをご利用の場合】
・ご利用日の4週間前まで 利用料金の0%
・ご利用日の27日前〜2週間前まで 利用料金の50%
・ご利用日の13日前〜当日まで 利用料金の100%

【会議室A・会議室B・会議室Cを個室でご利用の場合】
・ご利用日の2週間前まで 利用料金の0%
・ご利用日の13日前〜1週間前まで 利用料金の50%
・ご利用日の6日前〜当日まで 利用料金の100%

なお、当日キャンセルもしくは無断キャンセルが累計2回で、以後のご予約をお断りさせていただく場合がございます。
詳しくはこちらをご一読ください。

変更について
※変更に関する規約は、2017年5月12日に改訂いたしました。
それ以前にご予約された方は、旧ルールが適用されます。
詳しくはご予約確定時のメールをご覧ください。

◆同一日でご利用時間の変更をご希望の場合
空きがあればご変更いただけます。
ただし、時間を短縮される場合、短縮分はキャンセルポリシーに基づいたキャンセル料を頂戴します。

◆同一日でご利用のお部屋の変更をご希望の場合
空きがあればご変更いただけます。ただし、料金は以下の通りとなります。
・AかC→Bに変更:料金が変更となりますのでご注意ください。
・B→AかCに変更:差額分の値下げや返金はできません。Bの料金をお支払いただきます。
・部屋を減らす(全体利用→AB、AB→Aなど):減らした部屋はキャンセルポリシーに基づいたキャンセル料がかかるため、サービスや返金はできません。
・部屋を増やす(AB→全体利用、A→ABなど):料金が変更となりますのでご注意ください。

◆日にちの変更をご希望の場合
<キャンセル料0%の期間内>
変更は1度のみ承ります。変更後の日程を更に変更いただくことはできません。再度フォームよりお申し込みください。

<キャンセル料発生期間>
ご変更いただけません。
当会議室のキャンセルポリシーに基づきキャンセル料が発生致します。
別日をご希望の場合は再度フォームよりお申し込みください。

返金について
キャンセルに伴い差額や全額の返金が発生する場合、ご来店いただき現金でお返しする形となります。
振込でお支払いいただいた場合でも、振込での返金は対応いたしかねます。あらかじめご了承くださいませ。

注意事項
貸与した機材や設備の破損などにより、会議室運営者に金銭的な負担が生じる場合は、代表者の方にご請求させていただきます。
上記をお守り頂けない場合は、使用停止、又は予約の取消をさせていただく場合がございますので、ご注意ください。

個人情報等の取り扱いに関して(プライバシーポリシー)
貸会議室6Fの個人情報等の取り扱いに関して(プライバシーポリシー)をご一読いただきまして、同意の上、送信ください。


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